ইমেইল, এসএমএস এর যুগে ফ্যাক্স এর গুরুত্ব কমে গেলেও এখনো আমাদের অফিশিয়াল কাজে বিভিন্ন সময় ফ্যাক্স এ তথ্য আদান প্রদান করতে হয়। এজন্য আমরা অনেকেই ফ্যাক্স মেশিন ক্রয় করি নতুবা ফ্যাক্সের দোকানে যাই। তবে আমরা চাইলে ফ্রি-তেই শুধু মাত্র আমাদের কম্পিউটার আর ইন্টারনেট ব্যবহার করেই ফ্যাক্সের কাজ সেরে নিতে পারি বিনা পয়সায়।
ফ্যাক্স মেশিন যেভাবে কাজ করে
যে মেশিন থেকে ফ্যাক্স পাঠানো হবে সেটি একটি টেলিফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত থাকে যেটি অপর পাশের কোন ফ্যাক্স মেশিনে তথ্যা আদান-প্রদানের মাধ্যম হিসেবে কাজ করে। প্রেরক মেশিনটি টেলিফোন লাইনের মাধ্যমে কল করে প্রাপক মেশিনটিকে। এরপর প্রাপক মেশিনটি ফ্যাক্সটি গ্রহণ করে এবং এর সাথে সংযুক্ত প্রিন্টারের সাহায্যে প্রিন্ট করে নেয়।
উন্নত দেশগুলোতে ব্রিটিশ বিজ্ঞানী টিমোথি বার্নার্স লী ইন্টারনেট আবিস্কারের পূর্বে এই পদ্ধতিতেই তথ্য বিশেষতঃ ডকুমেন্ট আদান-প্রদান হত। এজন্য প্রেরক প্রথমে ডকুমেন্টটিকে টাইপ করত এরপর ফ্যাক্স মেশিনে স্ক্যান করে প্রাপকের ঠিকানায় পাঠাত। প্রাপকের ফ্যাক্স মেশিন প্রাপ্ত ফ্যাক্সটিকে প্রিন্ট করত এবং প্রাপক ডকুমেন্টটিকে নিজের কম্পিউটারে সংরক্ষণের জন্য হয়তো আবারো স্ক্যান করে কম্পিউটারে সংরক্ষণ করতেন। এ পদ্ধতিতে অনেক সময় লাগত এবং বারবার একটি ডকুমেন্টকে স্ক্যান এবং প্রিন্ট করা লাগত বিধায় ডিজিটাল কপির কোয়ালিটি নষ্ট হত।
আজকাল অবশ্য আমরা চাইলে ইমেইলের মাধ্যমে খুব সহজেই কোন ডিজিটাল ডকুমেন্টকে এটাচমেন্ট হিসেবে পাঠাতে পারি। অনেকে ফ্যাক্সকে সুরক্ষিত যোগাযোগ পদ্ধতি মনে করেন। কিন্তু, আসলে টেলিফোন লাইনে আড়ি পাতলে গোপনীয় ফ্যাক্সকেও চুরি করা যায়। এক্ষেত্রে ইমেইল অনেক বেশি সুরক্ষিত মাধ্যম।
যেহেতু ফ্যাক্স মেশিনকে শুধুমাত্র টেলিফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত করা যায়, তাই একে ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত করার কোন মাধ্যম নেই। সুতরাং, অনলাইনের মাধ্যমে ফ্যাক্স করতে আমাদের এক ধরণের গেটওয়ের প্রয়োজন পড়বে যেটা ইন্টারনেটের মাধ্যমে ডকুমেন্ট গ্রহণ করতে পারবে এবং ফ্যাক্স মেশিনে এটি প্রেরণে সক্ষম হবে। এক্ষেত্রে আমাদের শুধু একে ডকুমেন্টটা দিতে হবে, বাকি ডায়ালিং এবং তথ্য প্রেরণের কাজগুলো এই গেটওয়েই করে নিবে।
আপনি চাইলে আপনার কম্পিউটারের মাধ্যমেও ফ্যাক্স করতে পারেন। উইন্ডোজের সাথেই বাই ডিফল্ট ফ্যাক্স এবং স্ক্যান প্রোগ্রাম আছে। তবে এজন্য আপনার কম্পিউটারটি টেলিফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত থাকতে হবে এবং আপনার প্রয়োজন হবে একটি ডায়াল-আপ ফ্যাক্স মডেম। আপনার একটা ল্যান্ডলাইন টেলিফোন লাইনও প্রয়োজন পড়বে এবং ফ্যাক্স পাঠানোর সময় অন্যকেউ এই ফোনটি ব্যবহার করতে পারবে না। যদি আপনি অনেক বেশি পরিমাণে ফ্যাক্সের মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদান করে থাকেন তবেই আলাদা কোন ফোন লাইন ব্যবহার করা যুক্তিসংগত হবে।
ফ্যাক্স করতে ইচ্ছুক এমন ডকুমেন্টটি স্ক্যান করুন অথবা কোন ডিজিটাল ফাইলকে ব্যবহার করুন
যেই ডকুমেন্টটি ফ্যাক্স করতে চান তা স্ক্যান করুন। যদি আপনার কাছে স্ক্যানার না থাকে তাহলে স্ক্যানার এর পরিবর্তে ভাল মোবাইল ক্যামেরা কিংবা ডিজিটাল ক্যামেরাকেও ব্যবহার করতে পারেন। আর যদি আপনার ডকুমেন্টটার ডিজিটাল কপিই থাকে তাহলেতো কোন কথাই নেই। শুধু সার্ভিস গেটওয়েকে দিয়ে দিন, ঐটাই আপনার ফ্যাক্সের সব কাজ করে দেবে।
ফ্রি-তে অনলাইনের মাধ্যমে ফ্যাক্স পাঠান
বেশিরভাগ অনলাইন ফ্যাক্স সার্ভিসই ফ্যাক্স করার জন্য টাকা চায়। যদি আপনার মাঝে মধ্যে ফ্যাক্স পাঠাতে হয়, তাহলে আপনি
হ্যালোফ্যাক্স-কে ব্যবহার করতে পারেন। এটা আপনাকে প্রতি মাসে ফ্রি-তে পাঁচ পৃষ্ঠা ফ্যাক্স করতে দিবে। বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর জন্য মাসে পাঁচ পৃষ্ঠা ফ্যাক্সই যথেষ্ট। এই ওয়েব-সাইটের মাধ্যমে ফ্যাক্স করতে ওদের ওয়েব-সাইটে একটা একাউন্ট খুলুন, আপনার ডকুমেন্টটির ছবি আপলোড করুন এবং কাংখিত নাম্বারটি ফ্যাক্স করার জন্য দিন।
হ্যালোফ্যাক্স ৩০ দিনের ট্রায়ালে অন্যান্য প্রিমিয়াম সার্ভিসও প্রদান করে থাকে। তাই আপনার আরো বেশি ডকুমেন্ট পাঠাতে হলে আপনি ট্রায়াল পিরিয়ডও ব্যবহার করতে পারবেন।
যদি আপনার পাঁচের অধিক ফ্যাক্স পাঠাতে হয়, তবে আপনি
ফ্যাক্সজিরো ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনাকে প্রতিদিন পাঁচটি তিন পৃষ্ঠার ডকুমেন্ট ফ্যাক্স করতে দিবে সম্পূর্ণ ফ্রি-তে। এজন্য আপনার কোন একাউন্টও খোলা লাগবে না। তবে এই সার্ভিসটির একটি অন্যতম অসুবিধা হল, এটি প্রতিটি পৃষ্ঠায় ফ্যাক্সের সাথে এড সংযুক্ত করে দিবে। আপনি যাকে ফ্যাক্স করছেন তার উপর নির্ভর করে এ ধরণের এড এ কোন আপত্তি আছে কিনা।
ফ্যাক্স গ্রহণ
ফ্যাক্স গ্রহণ করতে চাইলে আপনাকে টাকা খরচ করতে হবে, কারণ এজন্য এসব সার্ভিস কোম্পানিকে আপনার জন্য একটি লাইন উন্মুক্ত রাখতে হবে সবসময়।
হ্যালোফ্যাক্স সহ অনেক সার্ভিসে এরকম রিসিভ করার সুবিধা পাবেন অল্প কিছু চার্জের বিনিময়ে। সৌভাগ্যবশতঃ হ্যালোফ্যাক্স ৩০ দিনের ট্রায়াল পিরিয়ডে আপনাকে ফ্যাক্স গ্রহণ করতে দিবে সম্পুর্ণ ফ্রি-তে।
আপনি চাইলে আপনার ফ্যাক্সটিকে ডিজিটাল সাইনিং করে দিতে পারেন। হ্যালোফ্যাক্স এর সাথে হ্যালোসাইন নামের একটি সার্ভিস পাবেন। অর্থাৎ আপনি এক ওয়েব-সাইটে ডিজিটাল সাইনিং ও ফ্যাক্স পাঠানো উভয়ই করতে পারবেন। উল্লেখ্য, ডিজিটাল সাইনের মাধ্যমে আপনার ডকুমেন্ট এর বিশ্বস্ততা সম্পর্কে প্রাপক নিশ্চিত হতে পারে। হ্যালোফ্যাক্স ছাড়াও আরো অনেক সার্ভিসই একই রকম সুবিধা দেয়। এরকম ওয়েব-সাইটের ঠিকানা গুগলে সার্চ করলে পাবেন। তবে হ্যালোফ্যাক্স এর ডিজাইনটি অনেক আধুনিক এবং এদের সার্ভিসও অন্যান্যদের চেয়ে অনেক, অনেক ভাল।
এবার নিজের পিসিতে পরীক্ষা করে দেখুন । আশাকরি আমার এই টিপছটা আপনাদের অনেক কাজে আসবে ।
